Cómo cobrar una orden y ligar el cobro a su factura

Al terminar, el pago queda registrado en la orden. Cuando la factures —hoy o dentro de una semana—, ese pago ya cuenta para su factura sin que lo captures otra vez.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Cobrar órdenes» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Cajero/Facturación).
• Cobrar desde la orden está en todos los planes. Con el plan Arranque cobras en «Efectivo» u «Otro»; tarjeta, transferencia y cheque, igual que la factura, piden el plan «En marcha» o superior.
• Con el control de caja —desde el plan En marcha—, cobrar en efectivo necesita un turno abierto. Si no lo hay, el mismo diálogo te deja abrirlo con «Abrir turno». En el plan Arranque no hay turnos: el efectivo entra al mostrador.

Pasos#

1. En Órdenes de trabajo, abre la orden y entra a la sección «Presupuesto».
2. En «Cobro y factura», revisa «Por cobrar», «Cobrado» y «Saldo», y pulsa «Registrar el pago».
3. En «Forma en que pagó», elige «Efectivo», «Tarjeta», «Transferencia», «Cheque» u «Otro».
4. Confirma «Cuánto» —viene con el saldo de la orden— y, si la hay, escribe la «Referencia».
5. Con tarjeta, transferencia o cheque, elige la «Cuenta» que recibe el dinero. En efectivo, si tienes varias cajas abiertas, elige la «Caja que lo recibe».
6. Si pagó con dos formas, pulsa «Agregar otra forma de pago» y captura la segunda. Entran las dos o no entra ninguna.
7. Si tienes el ticket de la terminal o la captura de la transferencia, súbelo en «Comprobante del pago» con «Adjuntar comprobante».
8. Pulsa «Registrar el pago».

Resultado#

Ves «Pago registrado.» y el pago aparece en «Pagos de esta orden», con el «Cobrado» y el «Saldo» al día. Cuando factures la orden, los pagos que ya recibiste se ligan solos a la factura: el diálogo propone la misma forma de pago y, si ya está pagada, avisa «Ya está cobrada completa: se factura de contado.» Así tus cuentas por cobrar no se llenan de facturas que ya te pagaron.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo cobrar sin abrir la orden? Sí: con «Cobrar» en la fila de la orden, en Cobros, o en la fila de su factura, en «Cuentas por cobrar». Es el mismo diálogo.

La orden ya está facturada a crédito. ¿Cambia algo al cobrar? El diálogo te avisa: «Esta factura es a crédito: cada pago genera un complemento, y cada complemento gasta un timbre.» La fecha en que vence el crédito se fija al facturar, con los días de crédito del cliente; es la columna «Vence» de «Cuentas por cobrar».

Capturé mal un pago. ¿Cómo lo corrijo? En «Pagos de esta orden», pulsa «Anular el pago», escribe el motivo y registra el correcto. Un pago que ya tiene complemento de pago timbrado no se anula: primero hay que resolver ese complemento.

¿Qué pasa si el cliente paga de más? Si la orden ya tiene factura o remisión, el cobro que pasa del saldo se rechaza. Si la orden no tiene ninguno de los dos, la diferencia queda como saldo «A favor del cliente».