Cómo seguir lo que te deben en Cuentas por cobrar

Al terminar, sabes cuánto te deben por tus facturas, qué ya venció y a quién cobrarle hoy, sin llevar una lista aparte.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver la cartera de cuentas por cobrar» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Cajero/Facturación). Para cobrar desde la fila hace falta además «Cobrar órdenes», y para descargarla, «Exportar la cartera».
• Plan «En marcha» o superior.
• Aquí solo aparecen facturas vigentes con saldo. Lo que entregaste sin factura se cobra en Cobros.

Pasos#

1. En Facturación, entra a «Cuentas por cobrar».
2. Lee la lista, con lo más nuevo arriba. Cada renglón es una factura con su folio y su cliente, y las columnas «Emitida», «Vence», «Total», «Cobrado», «Te deben» y «Estado». El saldo de lo vencido sale en rojo y el de lo cobrado a medias, en ámbar.
3. Usa el filtro «Estado» para quedarte con «Por cobrar», «Abonos parciales», «Vencida» o «De contado sin cobrar», o escribe el cliente o el folio en el buscador.
4. Para cobrar, pulsa «Cobrar» en la fila. Se abre «Registrar el pago» de la orden que esa factura ampara; si es la factura de una flotilla, el pago se registra contra la factura.
5. Con la flecha que está junto a «Cobrar», abre la orden con «Abrir la orden» o la ficha con «Ver el cliente».
6. Con «Columnas» eliges qué columnas ver, y con «Exportar» descargas la cartera a Excel con esas mismas columnas. El archivo trae la cartera completa: el buscador y el filtro no lo recortan.
7. Si arriba aparece el aviso de complementos de pago pendientes, pulsa «Ver complementos» para emitirlos.

Resultado#

Cada cobro que registras baja el «Te deben» de su factura al momento; cuando el saldo llega a cero, la factura sale de la lista. Si no queda ninguna, ves «Nadie te debe nada».

Preguntas frecuentes#

¿De dónde salen estos saldos? De tus propias facturas: el total de la factura menos lo que has cobrado de ella, en pesos y centavos. No hay un contador aparte que se pueda desfasar.

Entregué un coche sin factura y no lo veo aquí. Es correcto. En esta lista viven las facturas; lo entregado con remisión o sin documento se cobra en Cobros. Arriba de la lista ves las dos cifras, «Del mostrador» y «Facturado», para que no sumes dos veces la misma orden.

¿Qué significa «De contado sin cobrar»? Que la factura dice que se pagó en una sola exhibición y no tiene ni un pago. Cóbrala o, si en realidad fue a crédito, elige «Corregir a crédito» en la flecha de su fila.

¿Cómo se decide la fecha de «Vence»? Se fija al facturar a crédito, con los días de crédito que tiene el cliente en su ficha.