Cómo facturar una orden

Al terminar, la orden tiene su factura timbrada ante el SAT, con el PDF y el XML listos para descargar desde la misma orden.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Emitir CFDI» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Cajero/Facturación).
• Plan «En marcha» o superior.
• Tu sucursal ya tiene su sello y sus series dados de alta, y te quedan timbres: cada factura gasta uno.
• La orden tiene presupuesto aprobado con total mayor a cero.

Pasos#

1. En Órdenes de trabajo, abre la orden y entra a la sección «Presupuesto».
2. Baja hasta «Cobro y factura» y lee el renglón de revisión. Si dice «Todo listo para facturar esta orden.», sigue; si no, pulsa «Ver detalle» para saber qué falta.
3. Pulsa «Facturar».
4. En «Recibe», confirma el perfil fiscal del cliente. Viene elegido el que está marcado «Por defecto».
5. En «Método de pago», elige «PUE · Pago en una sola exhibición» si ya te pagaron o te pagan al entregar, o «PPD · Pago en parcialidades o diferido» si el cliente paga después.
6. En «Forma de pago», elige cómo te pagó: Efectivo, Transferencia electrónica, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Cheque nominativo… A crédito queda fija en «99 · Por definir».
7. Revisa la previa: conceptos, «Subtotal», «IVA trasladado» y «Total». Con «Ver PDF» la abres tal como la recibiría tu cliente, sin gastar timbre.
8. Pulsa «Timbrar» y confirma en «Timbrar esta factura».
9. Si facturaste de contado y la orden tenía saldo, al timbrar se abre «Registrar el pago» con la misma forma de pago: confírmalo. Si el dinero se registra después, apaga antes de timbrar el interruptor «Registrar el cobro de … al timbrar».

Resultado#

Ves el aviso de factura timbrada con su folio. La franja del rótulo «Cobro y factura» se tiñe de verde y, a su derecha, quedan el folio, el estado «Vigente» y dos botones de ícono para bajar los archivos: uno es «Descargar PDF» y el otro «Descargar XML» (deja el cursor encima un momento y te dice cuál es cuál). El color dice de lejos que esa orden ya tiene factura con archivo. La factura también queda en el «Libro de ventas» de Facturación, y desde ahí «Ver orden» te regresa a esta orden.

Preguntas frecuentes#

Los datos fiscales del cliente están mal. ¿Dónde los corrijo? Ahí mismo, con «Editar datos fiscales» (pide el permiso «Editar fichas de clientes y vehículos»): se guardan en su ficha y la previa se vuelve a calcular.

El cliente pagó mitad en efectivo y mitad con tarjeta. ¿Qué forma pongo? Una sola: la factura no se parte. El desglose real queda en los pagos de la orden.

¿Qué conceptos salen en la factura? Lo que el cliente aprobó en el presupuesto, con el mismo descuento y la misma decisión de IVA. De un paquete solo viaja lo que pactaste con él, nunca una pieza en ceros.

El SAT rechazó la factura y el mensaje no me alcanza. En el aviso del error pulsa «Ver detalles». Se abre «Detalle del error» con el «Código», «Lo que contestó el SAT» —su texto tal cual, palabra por palabra— y «Lo que se mandó»: el RFC, la razón social, el régimen fiscal y el código postal fiscal con los que se timbró. «Copiar detalle» te lo deja todo en texto plano, y junto a «Cerrar» la flecha ofrece «Levantar un ticket con este detalle», que abre el reporte a soporte ya escrito.

¿Puedo facturar dos veces la misma orden? No. Una orden tiene una sola factura viva: al timbrar, «Facturar» desaparece y en su lugar ves el folio. Para rehacerla, corrígela o cancélala.