Devolver mercancía al proveedor

Dejas por escrito lo que le regresaste al proveedor: qué piezas, por qué, a qué costo salieron del almacén y cómo te lo va a pagar.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio). Para cancelar una devolución hace falta «Cancelar recepciones de compra», de fábrica solo del Administrador.
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha.
• Las piezas tienen que estar en tu almacén: devolver saca existencia y nunca la deja en negativo.
• Esto es devolverle al proveedor. Lo que un mecánico no usó de una orden se regresa desde la orden, y ése es otro camino.

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección y elige «Devoluciones».
2. Pulsa «Registrar devolución» y elige el «Proveedor». Si le has comprado, aparece «Recepción de origen»: elige la factura de la que salió la pieza o deja «Sin recepción (PEPS)». La ayuda lo explica: «Si la conoces, la salida consume las capas de ESA compra; sin ella, sale por PEPS.».
3. Elige el «Motivo»: «Defectuosa», «Error de pedido», «Garantía» u «Otro».
4. En «Piezas a devolver (en unidad base)», busca el «Producto» y escribe la cantidad. Usa «+ Agregar línea» por cada pieza distinta.
5. Elige el «Reembolso»: «Efectivo», «Transferencia», «Nota de crédito» o «Pendiente» si todavía no lo acuerdan. Salvo en «Pendiente», escribe el «Importe del reembolso»: «Lo acordado con el proveedor, no el costo de capa: la diferencia se ve en el documento.». Si es en efectivo y tienes varios cajones abiertos, elige la «Caja».
6. Si quieres, escribe una nota en «Notas» y pulsa «Registrar devolución».
7. Ábrela desde la lista para ver el documento: su folio, su estado, el motivo, el reembolso, la recepción que citó y, por cada pieza, el «Costo de capa» con el que salió y el «Costo de capa devuelto» al pie.

Resultado#

Ves «Devolución A3 registrada.». Las piezas salen del almacén al costo exacto de la compra que citaste y el movimiento queda en el diario como «Devolución a proveedor». Si el reembolso fue en efectivo, el dinero entra a la caja abierta como un ingreso con su concepto —no como un gasto en negativo que te descuadre el mes—.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué citar la recepción de origen? Porque así la salida se lleva el costo de esa compra, aunque no sea la más vieja del anaquel. Es lo que hace que devolver el embarque que vino mal no te mueva el costo de lo que sí sirve.

Me dice «No queda suficiente remanente de esa compra para devolverlo.». De esa factura ya se consumió lo que quieres devolver. Devuelve menos piezas o déjalo en «Sin recepción (PEPS)», que consume las capas más viejas.

Me dice «No hay existencia suficiente.». No tienes esas piezas en el almacén. Una devolución nunca deja la existencia en negativo.

Elegí «Efectivo» y me dice que no hay caja. El aviso es claro: «No hay caja abierta: abre un turno para recibir el reembolso en efectivo, o elige otra forma.». Abre el turno o registra el reembolso como transferencia, nota de crédito o pendiente.

El importe no es igual al costo de la pieza. Está bien y es a propósito: el reembolso es lo que acordaste con el proveedor. La diferencia contra el costo de capa se queda a la vista en el documento, no escondida en un asiento.

Me equivoqué: ¿cómo la deshago? Abre la devolución y pulsa «Cancelar devolución», con su motivo. «Las piezas vuelven a sus capas exactas; si el reembolso en efectivo ya entró, sale como retiro de la caja abierta de hoy.».

¿Y si la mercancía nunca debió entrar? Si nada de esa factura se ha usado, lo que corresponde es cancelar la compra completa, no devolverla.