Qué hacer cuando falta una pieza al surtir

Cuando el almacén no tiene la pieza que la orden pide, lo resuelves ahí mismo: registras la compra que acabas de hacer o sacas la pieza sin existencia, con su motivo.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Sacar piezas del almacén a la orden» (lo tienen de fábrica el Administrador, el Asesor de servicio y el Mecánico).
• Disponible en todos los planes.
• Solo se surten las líneas aprobadas de productos que llevan existencias. Las demás dicen «no surtible», con su razón al lado: «por aprobar», «pospuesta», «rechazada» o «no lleva existencias».

Pasos#

1. Abre la orden desde Órdenes de trabajo y entra a la sección «Almacén».
2. Pulsa «Surtir lo pendiente». El diálogo revisa el anaquel y, si algo no alcanza, te lista las líneas con lo que falta.
3. En «Qué surtir», elige «Todo o nada».
4. Pulsa «Surtir lo pendiente». Como falta algo, no se mueve una sola pieza y se abre «No hay existencia suficiente», con lo «Pedido», lo que «Hay» y lo que «Falta» de cada línea.
5. Si alguien ya fue por la pieza, pulsa «Registrar una compra rápida». La «Cantidad» viene con lo que falta; escribe el «Costo total (del ticket)» —lo que costaron todas las piezas, no una sola— y anota en «Proveedor / nota del ticket» dónde se compró.
6. Si la pieza ya está puesta en el coche y no hay compra que registrar, pulsa «Surtir sin existencia», elige el «Motivo» de la lista y, si hace falta, explica en «Nota».
7. Pulsa «Surtir lo pendiente».

Resultado#

Con la compra rápida, la pieza entra al almacén y sale a la orden en la misma operación, y el «Costo real de lo surtido:» sube con lo que pagaste.

Sin existencia, la pieza sale igual: en Inventario, «Movimientos» marca esa salida como «En descubierto» y el producto se ve «En negativo» hasta que la siguiente compra lo cubra.

Preguntas frecuentes#

Surtí y no me salió el aviso «No hay existencia suficiente». ¿Por qué? Porque surtiste con «Lo que alcance», que es lo que el diálogo propone cuando ve faltantes: sale lo que hay y te enseña lo demás en «Lista de compra (faltó)». Para resolver el faltante ahí mismo, vuelve a pulsar «Surtir lo pendiente» y elige «Todo o nada».

¿Puedo dejar «Surtir sin existencia» encendido? No es un interruptor: pide su motivo cada vez. Si tu taller no tiene motivos de ajuste, el diálogo te pide escribirlo en la «Nota».

¿Cuándo uso la compra rápida y cuándo «Registrar compra»? La compra rápida es para el ticket de la refaccionaria de enfrente, sin salir de la orden. La factura de un proveedor, con su folio, su IVA y su gasto, se captura en Compras con «Registrar compra». No captures la misma compra por los dos lados: la pieza entraría dos veces.

La pieza no la tengo ni la voy a tener en anaquel: hay que pedirla al proveedor. Entonces no es un faltante que se resuelva aquí: levanta una orden de compra con la partida «Para la orden» —o genera el pedido desde los faltantes, que ya viene repartido— y, al recibirla, la pieza sale directo a esta orden con el costo de la factura, sin pasar por existencias. Cómo se hace: Pedir una pieza para una orden.