Cancelar una compra registrada

Deshaces una compra que entró mal —proveedor equivocado, cantidades de otro pedido, capturada dos veces— sin borrar un solo renglón de la historia del almacén.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Cancelar recepciones de compra». De fábrica lo tiene solo el Administrador.
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha.
• Es todo o nada: se revierten todas las entradas de esa factura o ninguna. Si algo de esa mercancía ya salió del almacén, la cancelación se rechaza.
• Si el gasto ligado ya se pagó en efectivo, el dinero vuelve a la caja abierta de hoy: ten el turno abierto antes de cancelar.

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección y elige «Recepciones». Busca la compra por su folio, por el proveedor o por el folio de la factura.
2. Ábrela con «Abrir» y revisa que sea la que quieres deshacer: el «Proveedor», la «Factura», quién la recibió y sus líneas. Al pie, pulsa «Cancelar recepción», en rojo.
3. Lee lo que el diálogo te advierte: «Todo o nada: se revierten los movimientos, los precios vuelven solo si nadie los tocó y el gasto se cancela por contra-asiento. Lo ya vendido no se cancela: se devuelve al proveedor.».
4. Escribe el «Motivo» —es obligatorio y queda en la bitácora— y pulsa «Cancelar la recepción».
5. Vuelve a abrir la compra: arriba dice «Cancelada. Motivo: …» y el «Gasto generado» aparece marcado «Cancelada».

Resultado#

Ves «Recepción cancelada.». Cada entrada de esa factura queda marcada «Cancelado» con su «Movimiento contrario» en el diario, las piezas salen de la existencia, los precios de venta que esa compra hubiera subido vuelven a su valor anterior —solo si nadie los cambió después—, el gasto ligado se cancela y, si estaba pagado, su pago se reversa. Si la compra venía contra una orden de compra ya cerrada, el pedido se reabre con su pendiente.

Preguntas frecuentes#

Me dice «Ya se usó parte de esa mercancía: no se puede cancelar entera.». Esas piezas ya salieron a una orden o ya se vendieron: revertir la entrada dejaría el almacén en números que no ocurrieron. Lo que se hace es una devolución al proveedor por lo que sí tienes.

¿Y si solo me equivoqué en un renglón? Una recepción no se edita ni se cancela por partes: cancélala completa y vuelve a capturarla bien.

¿Puedo volver a capturar la misma factura después de cancelarla? No con el mismo folio de factura y el mismo proveedor: el sistema la sigue contando como capturada y contesta «Esa factura del proveedor ya se capturó.». Si tienes que recapturarla, hazlo con la referencia que el proveedor te dé en la factura nueva.

¿Se borra el gasto? No. Se cancela dejando rastro, con el mismo motivo que escribiste, y sus pagos se reversan con un movimiento contrario. El dinero que salió del cajón regresa al turno abierto de hoy, no al turno en que se pagó —ése ya está cortado—.

No me deja cancelar y habla de la caja. El gasto se pagó en efectivo y no hay turno de caja abierto para devolver el dinero. Abre la caja y vuelve a intentarlo: la cancelación no se parte a la mitad.

No veo «Cancelar recepción». O no tienes el permiso —de fábrica es solo del Administrador— o esa compra ya está cancelada.