Consultar el diario y cancelar un movimiento

Al terminar sabes leer el libro donde queda cada entrada y cada salida del almacén, y cómo revertir la que se capturó mal sin borrar nada.

Antes de empezar#

• Para mirar el diario necesitas el permiso «Ver existencias y catálogo de productos» (de fábrica: Administrador, Asesor de servicio y Mecánico).
• Para cancelar un movimiento necesitas «Ajustes de existencias y conteos» (de fábrica, solo el Administrador).
• Las columnas de costo las ve quien tiene «Ver costo de compra y valuación del almacén», incluido desde el plan En marcha.
• Cancelar no borra: registra el movimiento contrario y los dos quedan a la vista. Por eso los saldos de ayer siguen siendo los de ayer.

Pasos#

1. En el menú, abre Inventario y luego «Movimientos». La lista viene del más nuevo al más viejo y arriba dice cuántos movimientos estás viendo.
2. Pulsa «Filtros» para acotar: «Periodo» (Hoy, Últimos 7 días, Últimos 30 días, Este mes, Mes pasado), «Tipo de movimiento» y «Motivo del ajuste». Cuando llegas desde el historial de una pieza, el filtro «Producto» ya viene puesto con su nombre y se quita como cualquier otro.
3. Lee la fila: el producto con su clave, la «Fecha», el «Tipo», la «Cantidad» con su signo y su unidad, el «Saldo después» y el «Estado» —«Aplicado», «Cancelado» o «En descubierto» cuando la salida se forzó sin existencia—. Con «Columnas» enciendes el «Motivo», el «Usuario», las «Notas» y el motivo de la cancelación.
4. Con «Exportar» bajas a Excel lo que estás viendo, con los filtros puestos. El diario trae los 200 movimientos más recientes; «Cargar más» trae los 200 anteriores.
5. Para revertir uno, despliega la flecha de su renglón y elige «Cancelar».
6. Escribe el «Motivo» —es obligatorio y queda en la bitácora— y pulsa «Cancelar el movimiento». El diálogo te recuerda lo que va a pasar: «No se borra: se registra el movimiento contrario y los dos quedan en Movimientos.».

Resultado#

Ves «Movimiento cancelado.». En la lista, el movimiento original queda marcado «Cancelado» y debajo aparece su «Movimiento contrario»: la existencia vuelve a lo que era y la historia sigue completa.

Preguntas frecuentes#

No me aparece «Cancelar» en ese renglón. Porque ese movimiento no se cancela suelto, y el sistema no ofrece un botón que va a rebotar:

• Lo que salió a una orden se devuelve desde la orden.
• Lo que entró con una factura se revierte cancelando su compra completa.
• Una devolución a proveedor se cancela desde su propio documento.
• Un movimiento contrario o una regularización no se corrigen: se hace otro movimiento.
• Y lo ya cancelado no se cancela dos veces.

Cancelé un movimiento que venía de un conteo. El diálogo te avisa antes: «Este movimiento nació de una hoja de conteo: cancelarlo deshace la diferencia contada y la hoja marcará esa línea como revertida.».

¿Por qué siguen apareciendo los cancelados? Porque el saldo es la suma de todas las filas. Esconderlos haría que la lista no cuadrara con la existencia, que es justo lo que este diario existe para probar.

¿Qué es «Registrar movimiento»? El botón de arriba junta las tres puertas por las que entra o sale mercancía a mano: «Ajuste de existencia», «Compra recibida» (te lleva a la captura de la compra) y «Devolución al proveedor». La venta no está: esa salida la produce la orden al surtirla o entregarla.

¿Quién hizo cada movimiento? Enciende la columna «Usuario» en «Columnas». El nombre queda en el asiento y no se puede cambiar.