Comprar por tambo o caja y consumir por litro

Al terminar, el proveedor te cobra por tambo y tu almacén sigue contando por litro, sin que nadie haga la multiplicación a mano.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Editar el catálogo de productos» (lo tiene de fábrica el Administrador).
• Declarar presentaciones está en todos los planes. Capturar la compra está incluido desde el plan En marcha y pide «Registrar recepciones de compra».
• El producto ya debe estar guardado: las presentaciones cuelgan de la ficha, así que en el alta todavía no aparecen.
• Lo que declares aquí es de la ficha, no del almacén: el tambo trae 208 litros en todas tus sucursales.

Pasos#

1. En el menú, abre Catálogo, busca el producto y pulsa «Abrir» en su renglón. Si tu empresa tiene varias sucursales, entra por «Productos compartidos»: desde la sucursal la ficha del producto de la empresa se lee y te dice dónde se cambia.
2. En el grupo «Identidad», hasta abajo, está «Unidades de compra». Mientras no declares ninguna dice «Este producto se recibe solo en su unidad base.».
3. Escribe el nombre de la presentación en «Presentación» —«Tambo», «Caja», «Cubeta»— y en «Equivale a» cuántas unidades base trae; al lado está la unidad del producto, para que no haya duda. Un tambo de aceite se declara como Tambo · 208 · L. Pulsa «Agregar presentación».
4. Repite por cada presentación en la que te venden esa pieza. Para corregir una, cambia su nombre o su equivalencia y pulsa «Guardar cambios»; para retirarla, «Quitar». Se guardan al instante: el aviso te lo dice —«Las presentaciones se guardan al instante, aparte de este formulario: «Cancelar» no las deshace.»—.
5. Cuando llegue la factura, en Compras › «Registrar compra» elige el «Producto» y abre la píldora «Unidad»: ahí están «Unidad base» y cada presentación que declaraste. Elige «Tambo», escribe 1 en «Cantidad» y debajo del renglón se lee «= 208 L a la base».

Resultado#

Tecleas la factura como viene en el papel —un tambo, tres cajas— y el almacén recibe litros y piezas. El costo unitario queda por unidad base, que es con el que se valúa lo que tienes y se calcula el margen.

Preguntas frecuentes#

Si mañana corrijo la equivalencia, ¿se corrigen las compras viejas? No. Cada entrada se quedó con el factor del día en que se capturó: lo que entró como 208 litros sigue valiendo 208. Si la equivalencia estaba mal, la diferencia se corrige con un conteo físico o con un ajuste, con su motivo.

Me dice «Ya existe una presentación con ese nombre.». El nombre es único dentro del producto y «Tambo» y «tambo» son la misma presentación. Renómbrala o corrige la que ya existe.

Recibí contra un pedido y no aparece la píldora «Unidad». Así es: al recibir contra una orden de compra las cantidades llegan prellenadas con lo pendiente, en la unidad base del producto.

¿El precio de venta cambia? No. Se vende y se cotiza en la unidad base del producto; la presentación solo sirve para comprar.

No puedo teclear en «Unidades de compra». Estás en la ficha de un producto de la empresa desde una sucursal. El panel dice «Esto se administra en Productos compartidos: lo que se declare ahí lo heredan todas las sucursales.»: ábrelo desde ahí, con el permiso «Crear y editar sucursales» y el ámbito de toda la empresa. Esa pantalla es del plan Empresarial.