Llenar la compra con el XML del proveedor

Capturas la factura del proveedor sin teclear una línea: el archivo XML trae al emisor, el folio, la fecha, las partidas y el IVA, y el sistema los reconoce contra tu catálogo.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio).
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha.
• Necesitas el XML de la factura, no el PDF: es el archivo que el proveedor manda junto con él.
• Leer el XML no guarda nada: solo llena la pantalla. La compra se registra hasta que pulsas «Recibir».

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección, elige «Recepciones» y pulsa «Registrar compra».
2. Arriba está el panel «XML del proveedor»: «Precarga la captura desde el CFDI: proveedor, folio, líneas netas y su IVA. No escribe nada.». Pulsa «Leer XML» y elige el archivo.
3. La pantalla se llena sola: el «Proveedor» (casado por su RFC), la «Factura» con su folio, la «Fecha de la factura», una línea por concepto con su cantidad e importe, el «IVA de la factura» y el «Total de la factura». Los importes del CFDI vienen sin IVA, así que «Precios con IVA» queda apagado.
4. Atiende lo que el panel te señale:
   • «El emisor … (RFC …) no está en tu catálogo de proveedores: dalo de alta para poder recibirle.» → pulsa «Dar de alta a …»: el alta se abre con su nombre y su RFC ya puestos.
   • «Estos conceptos de la factura no están en tu catálogo. Créalos aquí y la línea entra con su cantidad e importe:» → pulsa «Crear producto» en cada uno. El producto nace y su línea se llena sola.
5. Revisa las líneas contra el papel: el producto de cada renglón, la «Cantidad» y el «Costo unit.». Corrige lo que haga falta y agrega con «+ Agregar línea» lo que el XML no traiga.
6. Deja encendido «Registrar el gasto» con su «Categoría del gasto (obligatoria)» y pulsa «Recibir».

Resultado#

La recepción queda registrada igual que si la hubieras tecleado: las piezas entran con su costo sin IVA, el IVA acreditable viaja aparte y el gasto nace con el total con IVA del papel.

Preguntas frecuentes#

Me dice «Esta factura YA está capturada en la recepción A12.». El XML se reconoció y esa factura de ese proveedor ya existe en tu sistema. Ábrela en «Recepciones»: no la captures dos veces.

Me dice «El archivo no se pudo leer como CFDI del proveedor.». El archivo no es el XML del comprobante —suele pasar con el PDF, con el acuse de cancelación o con un archivo recortado—. Pide el XML original.

¿Cómo reconoce mis productos? Primero por la clave del concepto contra la «Clave (SKU)» de tu catálogo; si no, por el nombre exacto del concepto contra el nombre de tu producto. Lo que no casa se queda sin línea y te lo dice para que lo crees ahí mismo.

Leí el XML de una compra que pedí por orden de compra. Contra un pedido, el XML llena el folio, la fecha, el IVA y el total, pero no toca las líneas: ésas llegan prellenadas con lo pendiente del pedido, que es lo que estás recibiendo.

El total no cuadra con las líneas. El aviso te dice la diferencia y no te detiene. Si es de centavos, es el redondeo del desglose del IVA; si es de más, busca el renglón que falta.

¿Se guarda el XML con la compra? No por leerlo. Guárdalo tú: abre la compra en «Recepciones» y súbelo en «Facturas y adjuntos».