Cómo registrar la compra de un proveedor

Captura la factura del proveedor una sola vez: las piezas entran al inventario con su costo, el gasto nace solo y el comprobante queda guardado con la compra.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio).
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la pantalla se ve con candado.
• El proveedor y los productos deben estar dados de alta. Si falta alguno, lo creas desde el mismo buscador con «+ Proveedor nuevo» o «+ Producto nuevo en el catálogo» (pide el permiso «Editar el catálogo de productos»).

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección de la barra, elige «Recepciones» y pulsa «Registrar compra».
2. En «Proveedor», busca por nombre o RFC y elige al que te vendió.
3. Escribe el folio en «Factura» y ajusta la «Fecha de la factura».
4. En «Líneas», busca el «Producto», elige la «Unidad» en que viene si lo compras por caja o tambo, y escribe la «Cantidad» y el «Costo unit.» (o el «Importe» del renglón). Debajo se lee la conversión a la unidad base. Pulsa «+ Agregar línea» por cada renglón de la factura.
5. El costo se guarda sin IVA. Si tu factura trae los precios con IVA, enciende «Precios con IVA» y elige la «Tasa de IVA»: tecleas como viene en el papel y cada línea te enseña su neto.
6. Escribe el «Total de la factura» tal como lo dice el papel, con IVA, y revisa el «IVA de la factura». Si las líneas no cuadran con el total, un aviso te dice la diferencia; no te detiene.
7. Deja encendido «Registrar el gasto» y elige la «Categoría del gasto (obligatoria)». Si no quieres que esta compra genere gasto, apágalo.
8. Pulsa «Recibir».
9. Para guardar el comprobante, abre la compra en «Recepciones» y, en «Facturas y adjuntos», pulsa «Subir archivo»: la factura escaneada o la foto de la pieza que llegó golpeada.

Resultado#

La compra queda en «Recepciones» con su folio y el estado «Vigente», y las piezas ya cuentan en existencias con su costo sin IVA. En la ficha de la compra se lee el «Gasto generado»: nace sin pagar, con el total con IVA de la factura.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué el gasto nace sin pagar? Para que el pago caiga en el corte del día en que de verdad salió el dinero. Lo pagas después desde Gastos, completo o en abonos.

Me dice «Esa factura del proveedor ya se capturó.». ¿Qué hago? El sistema no deja capturar dos veces la misma factura del mismo proveedor. Búscala en «Recepciones» por su folio: ya está ahí.

El aviso dice que la factura no cuadra. ¿Se guarda de todos modos? Sí. El aviso está para cazar el renglón olvidado: revisa si falta una línea. Si la diferencia es de centavos, es redondeo del IVA.

Tengo el XML de la factura. ¿Tengo que teclear todo? No. Con «Leer XML» se llenan el proveedor, el folio, las líneas y el IVA.