Ver cuántas citas se presentaron y cuánta agenda ocupaste

Al terminar sabrás cuánta de tu agenda se convirtió en coches en el taller, cuánta se perdió en el camino y qué tan llena estuvo de verdad.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver los indicadores de operación» (de fábrica: Administrador y Asesor de servicio) y el plan En marcha. Aquí no hay importes: son conteos, porcentajes y horas, así que la sección se ve completa aunque tu rol no vea utilidad.
• La sección se mide con el mismo periodo que el resto de Indicadores: cámbialo en «Periodo» y todo el bloque se recalcula.
• Una cita cuenta en el periodo en el que estaba agendada, no en el que se capturó.

Pasos#

1. En el menú lateral, dentro de Análisis, entra a «Indicadores» y quédate en la pestaña «Resumen».
2. Baja a «Citas» y lee las cinco cifras. Debajo del título va la base sobre la que se calculan: «40 citas agendadas para el periodo».
   • «Asistencia»: de las citas agendadas, cuántas llegaron.
   • «No se presentaron»: las que nadie canceló y tampoco llegaron.
   • «Canceladas»: las que se cancelaron, las cancele el taller o el cliente desde su enlace.
   • «Dejaron orden»: de las que llegaron, cuántas terminaron en una orden abierta. Debajo va el quebrado: «12 de 18 que llegaron».
   • «Ocupación»: qué parte de tus horas abiertas estuvo comprometida con citas, con «14 h de 40 h» debajo.
3. Lee la salvedad que va pegada a la ocupación: «La capacidad se calcula con los técnicos y la jornada de HOY», con cuántos técnicos y cuántos días abiertos entraron en la cuenta. No guardamos cuántos técnicos tenías en mayo, y el número se dice con esa letra a la vista en vez de callarla.
4. Mira «En qué acabaron»: una sola barra con los cuatro desenlaces —atendidas, no se presentaron, canceladas y «Sin desenlace»—, que suman el total del periodo. El tramo en cero no se pinta, pero sigue en la leyenda: «ninguna se canceló» también es un dato.
5. Termina con «Citas mes a mes»: los últimos doce meses por el mes para el que se agendaron, cada uno con cuántas fueron y cuántas asistieron. Esta serie no obedece al periodo de arriba: siempre son doce meses.
6. Con «Exportar» en la barra de arriba te llevas el bloque a Excel junto con el resto de Indicadores, en el periodo que tengas puesto.

Resultado#

Dejas de discutir la agenda de memoria. Sabes cuántos clientes te dejaron plantado, cuántas citas valieron una orden y si el problema es que no te agendan o que no llegan.

Preguntas frecuentes#

¿Qué es «Sin desenlace»? Una cita del periodo que todavía no se marcó como atendida ni cancelada y cuya hora ya pasó. Si tu mostrador no marca la llegada, esta caja crece y la asistencia se lee más baja de lo que fue.

«Ocupación» me sale en 30 % y la agenda se ve llena. La ocupación se mide contra las horas en que tu taller abre, multiplicadas por tus técnicos. Una agenda apretada de un solo asesor no llena la capacidad de cuatro mecánicos.

¿Por qué «Agendado sobre capacidad» puede pasar del 100 %? Porque se agendó más trabajo del que caben tus horas. No es un error: es exactamente lo que hay que ver antes de prometer otra cita.

Una cita se convirtió en orden dos días después. ¿Cuenta en «Dejaron orden»? Sí, mientras la cita sea del periodo. Lo que fija el periodo es la cita, no la orden.

¿Y si no uso la agenda? La sección dice «No hubo citas agendadas en este periodo.» y no estorba.

¿Puedo ver esto de todas mis sucursales juntas? Sí, en el consolidado de empresa: ahí la sección trae además «Citas por sucursal», con las mismas definiciones lado a lado.