Entender cómo se calculan venta, costo y utilidad

Este artículo no tiene pasos: contesta la pregunta que aparece cuando un número no es el que esperabas. ¿Qué cuenta Pitflo como venta, qué cuenta como costo y desde cuándo?

Antes de empezar#

• Para ver venta, costo y utilidad necesitas el permiso «Ver utilidad, márgenes y costo de lo vendido». De fábrica solo lo tiene el Administrador.
• Disponible desde el plan En marcha.

La venta se reconoce con el documento, no con el cobro#

Una orden cuenta como venta el día en que sale su documento: la remisión o la factura. No el día en que entró el coche, ni el día en que el cliente pagó.

• Si entregaste con remisión en julio y facturaste esa misma remisión en agosto, la venta es de julio. No se cuenta dos veces: el sistema sabe que esa factura ampara una remisión que ya contó.
• Una factura sin remisión cuenta el día en que se timbró.
• Una nota de crédito resta el día en que se emitió.
• Un cobro sin documento entra a caja y se ve en «Cobrado en el periodo», pero no es venta todavía.

Por eso «Ventas con documento» casi nunca es igual a lo que entró a la caja del mes, y las dos cifras están bien.

El costo es el de la pieza que de verdad salió#

El «Costo de lo vendido (COGS)» no usa el precio de compra de hoy: usa el costo del lote del que salió cada pieza, con la fecha de la venta.

Esto tiene dos consecuencias que vale la pena tener claras:

• Comprar caro hoy no reescribe la ganancia de un mes pasado. El mes que ya cerró se quedó con el costo de las piezas que salieron entonces.
• Una orden surtida y todavía no vendida no pesa en el resultado. Esa pieza sigue siendo inventario hasta que la orden tenga su documento.

Los ajustes y las mermas del almacén quedan fuera a propósito: son pérdidas de inventario, no costo de lo que vendiste. Se ven en los movimientos del almacén.

Los gastos entran cuando se pagan#

El estado de resultados suma los gastos por su fecha de pago y sin IVA. Un gasto registrado y todavía no pagado no aparece. Y el renglón de mano de obra solo dice algo si marcaste «Costo directo de mano de obra» en las categorías de gasto de tu nómina de taller.

Un solo cálculo para todas las pantallas#

Indicadores, el estado de resultados, la cascada, el embudo, la meta, el mix de venta, las comisiones y el cierre contable leen el mismo cálculo. Si dos pantallas dijeran cosas distintas del mismo periodo, una estaría rota: no hay dos formas de contar conviviendo.

Resultado#

Cuando un número no cuadra con tu intuición, ya sabes qué preguntar: ¿hay documento?, ¿de qué lote salió la pieza?, ¿el gasto ya se pagó?

Preguntas frecuentes#

¿Entonces esto es la contabilidad de mi negocio? No. Es la vista de operación del taller. Tu contador cierra el mes con su propio criterio fiscal, y para eso está la pantalla de Contabilidad, con las cifras del mes, la póliza y el cierre.

¿Por qué el último renglón no se llama utilidad neta? Porque la depreciación de tu equipo no se resta ahí. Se lleva aparte, en Contabilidad.

Vendí una pieza sin tenerla en existencia y el margen salió altísimo. Esa salida quedó «En descubierto»: todavía no hay lote del cual tomar el costo. Cuando entre la compra que la cubra, el costo se completa —con la fecha en que llegó, nunca reescribiendo un mes ya cerrado—. Lo explica Ver el historial y el costo por lote de una pieza.

¿Los números cambian si pongo «Con IVA»? Cambian las tarjetas y las gráficas. El estado de resultados siempre va sin IVA: mezclar el impuesto en un margen lo infla.

¿Se recalculan solos mientras tengo la pantalla abierta? No. Se calculan al abrir la pantalla y cada vez que cambias el periodo.

Cambié el precio de un servicio, ¿se movió el mes pasado? No. Cada línea guardó su precio y su categoría el día en que se vendió.