Programar un reporte para que llegue por correo

Al terminar tendrás un reporte que llega solo al correo de quien tú digas, el día y la hora que elijas, sin que nadie tenga que entrar a bajarlo.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso de la pantalla que vas a mandar: «Ver los indicadores de operación» para Indicadores y para Productividad del equipo, «Ver los reportes» para Presupuestos y para los tres de inventario. La lista solo te ofrece lo que tu rol puede abrir: si un reporte no aparece, es que no lo tienes.
• Analítica y Presupuestos piden además el plan Pro.
• Los destinatarios son personas de tu empresa, no correos sueltos. Es a propósito: cada quien recibe el archivo con SUS permisos, así que a quien no ve utilidad le llega el mismo reporte sin las hojas de dinero.

Qué reportes puedes programar#

Es el mismo archivo que baja el botón Exportar de cada pantalla: el correo del lunes y lo que alguien descargue el martes son el mismo reporte.

Lo que eliges aquí queda fijo en el envío; el periodo no, ese siempre es relativo (ver el paso 3).

Dos cosas que no se pueden fijar en un envío, y por qué:

• La categoría o el proveedor de Rotación. Son cosas que se pueden borrar, y un envío apuntando a una categoría que ya no existe llegaría vacío todos los lunes sin poder avisarte.
• Los días de cobertura de Mínimos y excedentes. Eso ya no se elige por consulta: es una política de tu empresa, y el envío usa la que esté vigente el día que sale. Si la cambias, el correo del lunes siguiente ya viene con la nueva.

Pasos#

1. Entra a Reportes y abre la pestaña Programados. Ahí vive la lista de lo que ya mandas.
2. Pulsa Programar un reporte y ponle un nombre. Ese nombre es el asunto que verán en su correo, así que escríbelo como se lo dirías a esa persona: «Comparativo de sucursales, lunes 8:00».
3. Elige el reporte, el periodo, cada cuándo y a qué hora.
   • El periodo es relativo, siempre: «este mes» es el mes en curso en cada envío, no el mes en que lo configuraste. Es lo que evita que un envío semanal te mande enero todos los lunes hasta diciembre.
   • La hora es la de la sucursal, no la de tu computadora. Si tu taller está en Tijuana y tú lo configuras desde Monterrey, «8:00» son las ocho de Tijuana.
   • En el envío mensual el día va del 1 al 28. El 31 no existe en siete meses del año, así que un envío en 31 se quedaría callado ocho veces al año sin decirte por qué.
4. Elige para quién. Puedes poner a varias personas; cada una lo recibe en su idioma.
5. Guarda. Desde ese momento la fila aparece en la lista con su última entrega.

Qué pasa después#

• Cada envío deja constancia: la lista dice a cuántas personas les llegó de verdad y cuándo. Si alguna vez no salió, dice por qué —por ejemplo, que el destinatario perdió el permiso del reporte— en vez de dejarte adivinando.
• El correo sale aunque el periodo no traiga nada. Un lunes sin correo se lee como «se rompió el sistema»; un correo que dice que no hubo movimiento se lee como lo que es.
• Si el archivo pesa demasiado para un correo, el mensaje te lo dice y te manda a abrirlo en Pitflo.

Lo que se puede hacer sin borrar nada#

• Pausar detiene los envíos y conserva todo: la programación, su configuración y su historial. Reanudar la vuelve a encender sin capturar nada de nuevo.
• Enviar ahora dispara una corrida fuera de horario, hasta tres veces por día. No consume el turno del envío programado: si el de las 8:00 falló, lo puedes mandar a mano a las 10:00 y el del día siguiente sale igual.
• Borrar deja de enviarlo y conserva el historial de entregas, que es justo el que hace falta cuando alguien pregunta por el correo del lunes pasado.

Cosas que confunden#

• «Lo programé desde una vista guardada y luego la borré.» No pasa nada: al guardar la programación se copió la consulta entera. La lista solo te avisa que la vista original ya no existe; el envío sigue saliendo igual.
• «A mí me llega con utilidad y a mi asesor no.» Está bien: el archivo se arma una vez por persona y con los permisos de cada una. Programar un reporte no es una forma de entregar lo que una pantalla le niega.