Llevar tus tarjetas de combustible y tus tanques

Dejas registradas las tarjetas de gasolina de la flotilla, cada una pegada a su unidad o a su persona, y —si tienes tanque en el patio— llevas su nivel y su despacho.

Antes de empezar#

• Es un artículo de nicho: solo lo necesitas si la flotilla usa tarjetas de combustible o tiene tanque propio.
• Ver esta pantalla pide «Ver cargas de combustible y sesiones eléctricas»; dar de alta pide «Capturar cargas y sesiones»; asignar y editar, «Editar cargas y sesiones». De fábrica los traen el Administrador de flotilla, el Supervisor de flota y el Responsable de unidades (el Responsable no importa archivos).
• «Tanques» solo aparece si tienes el almacén encendido, en Configuración › «Ajustes de combustible y compras» › «Llevar refacciones en el sistema». Sin él, la pestaña no existe.
• Hoy la tarjeta es un registro y una asignación: las cargas se capturan como cualquier otra, o se suben con «Importar desde archivo».

Pasos#

1. En Costos, quédate en «Combustible» y abre la píldora de sub-vista —dice «Combustible: Combustible», porque la primera sub-vista es la propia lista de cargas—; elige «Tarjetas». Si todavía no tienes ninguna, la pestaña no se pinta: la primera se da de alta desde el menú «Más» de la lista de cargas, con «Nueva tarjeta».
2. Pulsa «Nueva tarjeta» y llena «Emisor», «Alias» y «Últimos 4 dígitos» —abajo lo dice: «Solo los últimos cuatro: aquí no se guarda el número completo.»—. Si tu proveedor la limita a cierto combustible o cierto monto, anótalo en «Cobertura declarada». Guarda.
3. La lista queda con «Alias», «Emisor», «Últimos 4 dígitos», «Cobertura declarada» y «Asignar», que dice «Sin asignar», «Asignada a una unidad» o «Asignada a una persona».
4. Para pegarla a una camioneta, abre el renglón: se abre «Vigencias» con «Asignada a», «Desde» y «Vigente hasta». Abajo elige la «Unidad» y pulsa «Asignar». Una vigencia que termina se cierra con «Quitar» en su «⋯»; la que sigue viva dice «Vigente» y la que ya no, «Vencida».
5. En el «⋯» de cada tarjeta tienes «Editar», «Archivada» —deja de ofrecerse sin borrar nada— y «Borrar tarjeta», que solo procede si esa tarjeta no tiene historia.
6. Si tienes tanque propio, cambia la píldora a «Tanques» y pulsa «Nuevo tanque». Llena «Nombre», «Capacidad» y «Energía»; el diálogo avisa «El alta crea también su refacción y su ubicación: el tanque ES una ubicación del almacén.»
7. La lista de tanques dice «Nombre», «Combustible en el tanque» y «Capacidad». Para cuadrar el nivel, abre su «⋯», pulsa «Capturar lectura», escribe cuánto hay y elige: «Aplicar la diferencia» —que mueve el saldo del almacén— o «Guardar», que solo deja la lectura anotada.

Resultado#

Cada tarjeta queda con su emisor, sus últimos cuatro y su historia de asignaciones, así que cuando llegue el estado de cuenta se sabe a qué unidad pertenece cada cargo. Y el tanque queda como una ubicación más de tu almacén, con su existencia al día.

Preguntas frecuentes#

¿Las cargas de la tarjeta llegan solas del proveedor? No: la tarjeta es un registro y una asignación. Las cargas se capturan como cualquier otra —ve Registrar una carga de combustible— o se suben en bloque con «Importar desde archivo», desde el menú «Más» de la lista de cargas.

¿Se guarda el número completo de la tarjeta? No. Solo el «Emisor», el «Alias» y los cuatro últimos dígitos; en la lista se lee «•••• 1234».

No me aparece «Tanques». Porque el almacén está apagado. Se enciende en Configuración › «Ajustes de combustible y compras» con «Llevar refacciones en el sistema».

¿Y lo que no cuadra? Lo que no empareja —una carga sin importe, un cargo que no coincide— se junta en la tercera sección de Costos, «Excepciones», para justificarlo o confirmarlo.

Cambié la camioneta de chofer. No borres la asignación anterior: pulsa «Quitar» para cerrar su vigencia y crea la nueva. Así el estado de cuenta viejo sigue apuntando a quien de verdad la traía.

No veo el «Valor» del tanque. Ese importe pide el permiso de «Ver costo de compra y valuación del almacén»; sin él, la columna no se pinta.