Tus tipos de gasto y los gastos que se repiten

Dejas armado, de una vez y para todo el año, con qué nombres clasificas tus gastos y cuáles se capturan solos.

Antes de empezar#

• Son dos tareas hermanas: el catálogo de tipos de gasto (en Configuración) y las plantillas de gasto recurrente (en Costos). Se hacen una vez y sirven todo el año.
• El catálogo pide «Dar de alta filas de catálogo» y «Editar los catálogos de la cuenta, incluidas las reglas de falla»; las plantillas piden «Editar gastos». De fábrica el catálogo lo traen el Administrador de flotilla y el Supervisor de flota; las plantillas, además, el Responsable de unidades.
• No hay categorías fijas: tu flotilla nombra sus gastos como quiera.

Pasos#

1. En Configuración › «Catálogos», abre la píldora «Catálogo: …» y elige «Gastos».
2. Pulsa «Nuevo» y escribe el «Nombre» del tipo —«Peajes», «Multas», «Lavado», «Grúa», «Permisos»— y su «Color».
3. En «Subtipo de» decide si es un tipo de primer nivel —«Tipo raíz»— o si cuelga de otro: por ejemplo «Verificación» dentro de «Permisos». Guarda.
4. Los tipos se reordenan arrastrándolos, y cada renglón dice «N en uso» o «Sin uso». Para retirar uno sin perder lo ya clasificado, usa «Archivar»: «Deja de ofrecerse al clasificar y lo ya clasificado sigue igual.» «Borrar» solo procede si nadie lo usa.
5. Ya con el catálogo listo, ve a Costos › «Gastos».
6. Abre la píldora de sub-vista —dice «Gastos: Gastos»— y elige «Recurrentes».
7. Pulsa «Nueva plantilla de gasto» y llena «Concepto», «Categoría» —el tipo del catálogo que acabas de armar—, «Monto», «Frecuencia» («Semanal», «Quincenal», «Mensual» o «Anual»), el «Día del mes» cuando aplique y «Desde cuándo». Guarda.
8. La lista queda con «Concepto», «Frecuencia», «Próximo vencimiento» y «Estado»: «Activa», «Pausada» o «Terminada». En el «⋯» de cada una tienes «Pausar» —o «Reanudar»— y «Borrar»; pulsando el renglón se edita.

Resultado#

Tus gastos se clasifican con tus propios nombres y los que caen siempre —el seguro anual, la tenencia, el GPS mensual, la renta del patio— se generan solos en su fecha, sin que nadie los teclee.

Preguntas frecuentes#

¿Cuántos niveles admite el árbol? Dos. Si intentas colgar un subtipo de otro subtipo, la pantalla contesta «Los tipos de gasto tienen dos niveles: un subtipo no puede tener subtipos.»

¿Para qué sirve pensar bien los tipos raíz? Porque los reportes de costos agrupan por «Tipo de gasto»: un árbol ordenado te da un reporte legible, y uno improvisado te da veinte renglones sueltos.

Pausé una plantilla dos meses. ¿Se generan al reanudar? No: «Al reanudar no se generan los periodos pausados.»

Se acabó el contrato del GPS. ¿Borro la plantilla? Mejor pausa. La pantalla lo dice al confirmar: «Los gastos que ya generó se quedan; deja de generar nuevos. Si el contrato solo terminó, mejor pausarla.»

Una plantilla dice «La manda el contrato». Es la que nace de un financiamiento de unidad: se administra desde ahí, no se inventa aquí.

¿La plantilla es de una unidad o de toda la flota? La que se crea en esta pantalla es de flota. La que cuelga de una camioneta se captura desde el expediente de esa camioneta, que es donde se sabe de cuál se habla.