Cómo armar el presupuesto de una orden

Aprendes a leer la pestaña donde se cotiza: qué dice cada renglón, qué significan los puntos y las marcas, y de dónde sale cada número de los totales.

Antes de empezar#

• Para ver el presupuesto necesitas el permiso «Ver el presupuesto de la orden»; lo tienen de fábrica el Administrador, el Asesor y el Cajero. Agregar, editar y registrar decisiones piden cada uno su permiso; los traen de fábrica el Administrador y el Asesor.
• Disponible en todos los planes.
• La orden ya existe. Si no, empieza por Cómo abrir una orden nueva.

Pasos#

1. En Órdenes de trabajo, abre la orden y entra a la pestaña «Presupuesto».
2. Si el presupuesto está vacío, pulsa «Agregar línea». Con la primera partida la orden pasa a «Presupuesto pendiente» y empieza a correr su vigencia.
3. Lee la tabla. Cada partida es un renglón con «Concepto», «Clave SAT», «Cant.», «P. unitario», «Desc.» e «Importe». Cuando hay de varios tipos, se agrupan en «Servicio», «Mano de obra», «Refacciones» y «Subcontratado». Debajo de un paquete ves lo que incluye, con cantidades y sin precio.
4. Fíjate en el punto junto al nombre: es la prioridad. Rojo es «Esencial», ámbar es «Requiere atención» y gris es «Recomendado». Le dice a tu cliente qué urge y qué puede esperar.
5. Mira el estado de cada partida. La que dice «Pendiente» lleva un fondo tenue; la decidida trae su marca: ✓ «Aprobada», ✕ «Rechazada» (tachada) o un reloj, «Pospuesta».
6. Revisa los totales, abajo a la derecha: «Subtotal», «Descuento de la orden» si lo hay, «IVA» con su tasa, «Total» y, aparte, «Aprobado»: lo que el cliente ya autorizó.
7. Cuando el presupuesto esté completo, mándaselo al cliente y registra lo que decida.

Resultado#

El estado del presupuesto se lee en «Datos generales» de la orden: «Sin presupuesto», «Presupuesto pendiente», «Presupuesto aprobado», «Presupuesto rechazado» o «Presupuesto vencido». La tarjeta del tablero lo resume como «Por autorizar», «Aprobado», «Rechazado» o «Presupuesto vencido». Cuando ya no queda ninguna partida pendiente, pasa a aprobado si el cliente aprobó al menos una, y a rechazado si no aprobó ninguna. Si se le pasa la vigencia estando pendiente, se marca vencido solo.

Preguntas frecuentes#

¿El total que veo es el mismo que se imprime y se factura? Sí. El subtotal, los descuentos, el IVA y el total se calculan una sola vez: el número de esta pantalla es el que sale en la cotización y el que se manda a facturar.

¿Qué es «Descuento en partidas · ya incluido arriba»? Es la suma de los descuentos que diste renglón por renglón. Ya viene restada dentro de cada «Importe», por eso no se vuelve a restar. El «Descuento de la orden» sí se resta del subtotal.

¿Qué diferencia hay entre «Total» y «Aprobado»? «Total» suma todas las partidas. «Aprobado» suma solo las que el cliente aceptó: es lo que suman las columnas del tablero y lo único que se puede facturar.

¿Por qué no puedo cambiar nada? Si arriba lees «La orden está facturada: el presupuesto no se toca. Cancela el CFDI para editar.» o «La orden tiene una remisión vigente.», el presupuesto está cerrado. Si no ves los botones, a tu rol le falta el permiso.