Clientes, vehículos y citas desde el teléfono

Al terminar puedes contestar «¿este señor ya vino?», «¿qué coches tiene?» y «¿quién viene mañana?» con el teléfono en la mano.

Antes de empezar#

• Para mirar el padrón necesitas el permiso «Ver fichas e historial de clientes y vehículos»; para dar de alta o corregir, «Dar de alta clientes y vehículos» y «Editar fichas de clientes y vehículos».
• Para la agenda necesitas «Ver la agenda de la sucursal»; para agendar y mover, «Agendar citas» y «Reprogramar y editar citas». Convertir una cita en orden pide además «Crear órdenes de servicio».
• El expediente es de toda la empresa: lo que registres en una sucursal se ve desde las demás.
• Dar de alta y editar exigen señal. Sin ella la app te lo dice: «Sin señal no se dan de alta fichas: se duplicarían al sincronizar.»
• Disponible en todos los planes.

Pasos#

1. Toca «Clientes» en la barra de abajo. Escribe en «Busca por nombre, placa o teléfono» o recorta la lista con los filtros «Todos», «Flotillas» y «Sin visitar 6 meses».
2. Para dar de alta a alguien, toca «Nuevo cliente»: con el nombre basta para empezar y el resto se completa en su ficha. La app avisa «Cliente creado: …».
3. Toca un renglón para abrir la ficha. Ahí están «Datos de contacto», «Condición de pago», «Perfiles fiscales», «Vehículos» y «Últimas órdenes». Con «Editar cliente» corriges lo que haga falta; ojo con el aviso «Un campo que dejes vacío se borra de la ficha.»
4. Para buscar por coche, abre «Más» y toca «Vehículos». El buscador es «Placa, VIN, N.º de flota, marca o dueño».
5. Abre un coche para ver «Su historia con el taller» —«Última visita», «Próximo mantenimiento», «Recomendaciones pendientes», «Garantías vigentes»— y su «Historial de visitas», que es de toda la empresa y dice en qué sucursal se atendió cada orden.
6. Para la agenda, abre «Más» y toca «Citas». Arriba eliges «Día» o «Semana», te mueves con «Anterior» y «Siguiente», y «Hoy» te regresa.
7. En «Semana» salen los siete días, uno debajo de otro, cada uno con su señal de carga —«Con espacio», «Casi llena», «Sobrecargada», «Cerrado»— y sus citas. Enciende «Ver cerradas» para incluir las canceladas, las convertidas y las que no llegaron.
8. Toca «Nueva cita» para agendar: elige «Cliente con ficha» o «Prospecto», pon «Cuándo», «Hora», «Duración» y el «Motivo», que es obligatorio, y pulsa «Agendar».
9. En cada cita están los botones del día: «Confirmar», «Llegó», «No llegó», «Reprogramar», «Cancelar», «Reactivar» y «Convertir a orden». Solo se pintan los que el estado de esa cita permite.

Resultado#

El padrón, los coches y la agenda del día quedan al alcance del mostrador, y la cita que llegó se convierte en orden sin teclear otra vez los datos: la app confirma «Cita convertida: orden …».

Preguntas frecuentes#

¿Por qué la semana no se ve como un calendario de siete columnas? Porque en un teléfono esas celdas quedan del tamaño de una uña. La semana se lee como lista: los siete días con su encabezado y sus citas debajo. La rejilla y la vista de mes están en la computadora.

Agendé sin señal y no se guardó. No se puede: la app avisa «Sin señal no se agenda: los horarios caducan y la cita pisaría el hueco de otro cliente.» Lo mismo vale para dar de alta un cliente o un coche.

Quiero agendar un día que el taller no abre. La app te lo advierte —«¿Agendar en un día cerrado?»— y te deja seguir con «Agendar de todos modos».

No me deja convertir la cita en orden. Una cita de prospecto no se convierte: primero hay que darle ficha al cliente y coche. La app lo dice en la misma cita.

¿Puedo borrar un cliente o un coche desde la app? No. Borrar se hace en la computadora, porque hay que decidir qué pasa con sus órdenes.

¿Dónde capturo el RFC para facturarle? En la ficha del cliente, en «Perfiles fiscales»: ahí se agregan, se editan y se retiran. Lo ya timbrado no se toca.

La lista dice «Guardado a las …». Estás mirando la última copia que bajó al teléfono porque no hay señal. Se lee, no se escribe.