Surtir, recibir y ajustar el almacén desde el piso

Al terminar sabes qué hay en el anaquel, le sacas las piezas a la orden, metes la compra que acaba de llegar y corriges una existencia sin caminar a la computadora.

Antes de empezar#

• Para mirar el anaquel necesitas «Ver existencias y catálogo de productos»; para sacar piezas a una orden, «Sacar piezas del almacén a la orden»; para corregir una existencia, «Ajustes de existencias y conteos»; para las facturas de proveedor, «Ver recepciones de compra» y «Registrar recepciones de compra».
• Consultar y surtir están en todos los planes. Capturar facturas de proveedor es del plan En marcha en adelante.
• Surtir, capturar y ajustar exigen señal: mueven inventario y el anaquel contesta al momento. Consultar sí funciona con la última copia descargada.
• Si tu rol no tiene «Ver costo de compra y valuación del almacén», la app no te enseña un solo costo.

Pasos#

1. Abre la orden desde «Órdenes» y toca «Refacciones de la orden».
2. Arriba están las cuatro cifras de esa orden: «Cotizado», «Surtido», «Pendiente» y «Devuelto». Debajo, el prevuelo: «Según el anaquel hay existencia para todo lo pendiente.» o «Según el anaquel faltaría en N líneas.»
3. Toca «Surtir lo pendiente» y elige en «Qué surtir»: «Todo o nada» —o sale completo o no se mueve una pieza— o «Lo que alcance». La app contesta con lo que salió: «Salieron N líneas.»
4. Si una pieza regresa, toca «Devolver al almacén», pon «Cuánto vuelve» y el motivo —«No se utilizó», «Línea rechazada», «Error de captura», «Defectuosa», «Nota de crédito»—. La app avisa «Devolución registrada.»
5. Para mirar el anaquel completo, abre «Más» y toca «Inventario». Busca por «Nombre o clave» o recorta con «Bajo mínimo»; cada renglón trae «Existencia», «Mínimo» y «Costo promedio».
6. Para meter una compra, toca el renglón «Compras» y luego «Capturar una factura»: elige «Proveedor», agrega las «Partidas» con su «Cantidad» y su «Importe», escribe el «Folio del proveedor» y el «Total de la factura», y pulsa «Recibir la mercancía». La app te dice si cuadra: «La factura cuadra al centavo.»
7. Ya capturada, toca «Fotografiar la factura» para pegarle el papel. La foto no espera a nada: «La foto quedó en la cola: se sube sola.»
8. Para corregir una existencia, vuelve al anaquel y toca «Ajuste». Busca el «Producto», elige la «Dirección» —«Entra» o «Sale»—, escribe la «Cantidad», elige el «Motivo» —que es obligatorio— y pulsa «Asentar el ajuste».

Resultado#

La orden queda con sus piezas surtidas y su costo real, la compra entra al almacén con su costo y su foto, y el ajuste queda asentado con su motivo: «Entraron …» o «Salieron …», y «Quedan …».

Preguntas frecuentes#

No hay existencia y la pieza tiene que salir. La app avisa «No hay existencia suficiente» y ofrece «Surtir sin existencia», que pide un «Motivo». El producto queda «En descubierto» hasta que entre mercancía.

Me equivoqué en un ajuste. Ábrelo y toca «Deshacer este ajuste», con «Por qué se deshace». Se asienta el movimiento contrario: «El ajuste se deshizo con su asiento contrario.»

¿Puedo hacer el conteo físico desde el teléfono? No. La app lo dice: «El conteo físico completo es de la web: aquí se ajusta pieza por pieza.»

Surtí de más. La app lo marca en la línea: «Salió de más: hay que devolver la diferencia.» Devuélvela con «Devolver al almacén».

Capturé la factura sin señal y no me dejó. Así es: «Capturar mueve el costo del almacén y quema un folio: hace falta señal.» Lo único que se aguanta sin red es la foto del papel.

Devolví una pieza rota. La defectuosa vuelve y sale como merma en el mismo acto: no se le revende a nadie una pieza rota.

¿Dónde doy de alta un producto o un proveedor? En la computadora. En el teléfono se consulta, se surte, se recibe y se ajusta.