Manejar una caja chica de fondo fijo

Ten una caja chica con monto fijo para la gasolina, la ferretería o el garrafón, y repónla contra sus comprobantes sin cortarla cada noche.

Antes de empezar#

• Para crear la caja necesitas el permiso «Configurar las cajas de la sucursal», que de fábrica solo tiene el Administrador. Para abrir su turno, «Abrir turno de caja»; para reponer el fondo, «Registrar ingresos, salidas y devoluciones».
• «Caja del día» viene desde el plan En marcha.
• Las cajas se dan de alta cuando la sucursal no tiene ningún turno abierto. Si el de mostrador está abierto, la pantalla enseña ese turno y no el catálogo de cajas.

Pasos#

1. En el menú, dentro de «Administración y caja», entra a «Caja del día».
2. Pulsa «Nueva caja» —está en el panel «Cajas de la sucursal», o en el aviso «Sin cajas todavía» si es la primera— y escribe su «Nombre», por ejemplo «Caja chica».
3. En «Tipo de caja» elige «Fondo fijo». El signo de interrogación («¿Cuál elijo?») lo explica: «La caja chica para gastos menores: gasolina, la ferretería, el garrafón. Tiene un monto fijo y su turno dura varios días; efectivo más comprobantes suman siempre ese monto, y se repone contra las notas de gasto».
4. Escribe el «Monto del fondo» —lo que siempre debe haber entre efectivo y comprobantes— y pulsa «Crear caja».
5. Abre su turno: en «Caja» elige la caja chica, escribe el «Fondo inicial» —el mismo monto del fondo— y pulsa «Abrir turno».
6. Paga con ella los gastos menores como con cualquier caja: al pagar el gasto, marca «Sale del cajón» y elige la caja chica en «Caja».
7. Cuando se acabe el efectivo, entra a «Caja del día» y elige el turno de la caja chica.
8. Lee la línea «Fondo fijo», que dice «Fondo … · comprobantes … · en cajón …»: esas tres cifras siempre deben sumar tu monto.
9. Pulsa «Reponer fondo». El aviso dice cuántos comprobantes hay desde la última reposición y «Importe a reponer» ya viene con esa cifra. En «De dónde sale el efectivo» elige la caja de mostrador de la que sacas el dinero, o «De fuera (banco o dueño)». Confirma con «Reponer fondo».

Resultado#

Ves el aviso «Fondo repuesto.» y el ingreso queda en los «Movimientos» del turno como «Ingreso», con el concepto «Reposición de fondo». El cajón vuelve a su monto y la línea «Fondo fijo» lo confirma. Si sacaste el efectivo de otra caja, ahí se asienta el retiro por «Traslado a otra caja» en el mismo acto.

Preguntas frecuentes#

¿Tengo que cerrar la caja chica cada noche? No. Su turno dura varios días. El arqueo y el cierre son los de siempre —«Cerrar turno», contar el efectivo y sellar— cuando tú decidas hacerlos.

¿Por qué el importe que sugiere no siempre es el fondo completo? Porque repone lo gastado: suma los comprobantes desde la última reposición. Puedes cambiarlo antes de confirmar.

Saqué el efectivo de la caja de mostrador y el retiro no apareció allá. Es el único caso en que el sistema te avisa a medias: la reposición entró y el retiro falló. El aviso te lo dice con todas sus letras y ese retiro hay que registrarlo a mano en la caja de origen, con «Retirar efectivo».

¿Los gastos pagados con la caja chica se ven igual? Sí. Son gastos normales: nacen en «Gastos» y su pago dice «Del cajón».