Registrar un gasto

Captura un gasto del taller en un minuto y déjalo listo para pagarse, hoy o cuando toque.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar gastos y sus pagos» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Cajero/Facturación).
• «Gastos» viene desde el plan En marcha.
• La categoría es obligatoria. Si la que necesitas no existe, la crea quien tiene el permiso «Organizar las categorías de gasto».

Pasos#

1. En «Gastos», pulsa «Nuevo gasto».
2. Escribe el «Concepto»: qué se compró o qué se pagó.
3. Escribe el «Importe», siempre en positivo. Si tu comprobante desglosa el IVA, anótalo en «IVA incluido (opcional)»: va dentro del importe, no se suma.
4. Revisa la «Fecha del gasto». Nace con el día de hoy; cámbiala con las flechas o pulsando la fecha.
5. Elige la «Categoría». Si tienes permiso, puedes crearla ahí mismo con «Nueva categoría».
6. Si tu empresa tiene varias sucursales y el gasto es de toda la empresa, activa «Gasto corporativo».
7. Si tienes el ticket, la factura o su XML, agrégalo en «Comprobantes» con «Subir archivo».
8. Si lo estás pagando en ese momento, activa «Registrar el pago en este acto» y di cómo se pagó: elige el «Método», o activa «Sale del cajón» si el dinero salió de la caja abierta.
9. Pulsa «Crear gasto».

Resultado#

El gasto aparece en «Todos». Si no lo pagaste ahí mismo, ves el aviso «Gasto creado.», nace con estado «Pendiente» y también sale en «Por pagar». Si registraste el pago en el mismo acto, el aviso dice «Pago registrado: el gasto quedó saldado.» y el estado es «Saldado»; y si salió del cajón, el turno de caja lo descuenta como «Gasto del cajón».

Preguntas frecuentes#

¿Por qué el gasto y su pago se capturan por separado? Porque casi nunca pasan el mismo día. El recibo de luz que llega el 5 y pagas el 20 es un gasto del día 5, y su pago cae en el corte del día 20. Por eso el gasto nace pendiente y se paga después, completo o en abonos.

¿«Registrar el pago en este acto» sirve para un abono? No: paga el total del gasto. Los pagos parciales se registran después, desde el gasto.

¿Qué es un gasto corporativo? Uno de la empresa entera, como la contadora o el software. Se ve desde cualquier sucursal y no se le carga a ninguna en sus reportes. La opción solo aparece si tu empresa tiene más de una sucursal.

¿Dónde anoto el número de la factura o una nota? Después de crearlo: abre el gasto, pulsa «Editar» y llena «Factura o recibo» y «Notas». Corregir un dato no anula ningún pago.