Agendar una cita a un cliente o a un prospecto

Apartas el día y la hora de una visita, con la ficha del cliente o solo con el nombre de quien llamó, y la cita queda en la agenda.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Agendar citas» (de fábrica lo tienen el Administrador y el Asesor de servicio).
• Disponible en todos los planes.
• Para que la agenda te muestre qué horas tienen espacio, conviene tener definidos tu horario y tu capacidad.

Pasos#

1. En Citas, pulsa «Nueva cita». También puedes pulsar un hueco libre de la vista «Semana» —el diálogo llega con el día y la hora puestos— o el número de un día en la vista «Mes».
2. En «Quién viene», elige «Cliente con ficha» si ya es tu cliente o «Prospecto» si apenas llamó.
3. Con ficha: escribe en «Cliente» su nombre, teléfono o placa, elígelo y, si ya sabes qué coche trae, marca su «Vehículo». Prospecto: escribe su «Nombre», su «Teléfono» y su «Correo (para avisarle)».
4. En «Cuándo», elige el día con las flechas ‹ y › y pulsa la hora. El punto de color de cada hora te dice qué tan cargada está.
5. En «Duración», elige 15, 30, 45, 60, 90 o 120 min. Si no la tocas, queda en 60.
6. Escribe el «Motivo» de la visita; es obligatorio. Si quieres, deja «Notas internas» para el mostrador.
7. Pulsa «Agendar».

Resultado#

La cita aparece en la agenda como «Agendada», con su hora, su duración y su motivo, y ocupa en la semana un bloque del tamaño real del trabajo. Si el cliente tiene celular o correo, recibe su aviso con un enlace para confirmar.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo agendar en una hora que ya está llena? Sí. Al elegirla verás el aviso «Ese horario ya está comprometido; se puede agendar igual.» y tú decides.

¿Y en un día cerrado o festivo? También. Al guardar, Pitflo pregunta «¿Agendar en un día cerrado?»; confirma con «Agendar de todos modos».

¿Dónde capturo el presupuesto o el anticipo? En la cita no. La cita solo guarda quién viene, cuándo, a qué y con qué coche; el presupuesto, el dinero y las inspecciones nacen cuando la conviertes en orden. El motivo que escribas aquí será el motivo de ingreso de esa orden.

¿Qué pasa si el prospecto ya era mi cliente? Al escribir su nombre, su teléfono o su correo, Pitflo te avisa si se parece a alguien de tu expediente. Es solo un aviso: puedes cambiar a «Cliente con ficha» o agendarlo tal cual.