Recibir en la agenda las citas de tu sitio web

Si tu sitio web ya tiene su propio formulario de citas, esas citas pueden caer directo en la agenda de la sucursal, sin que nadie las recapture y sin perder de vista de dónde vinieron.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso de «Integraciones» con alcance de «Toda la empresa». De fábrica lo tienen el Superadministrador y el Administrador.
• Emitir y rotar la llave son del plan Empresarial; verla y revocarla están abiertas en todos los planes.
• Esto no lo configuras tú solo: quien administra tu sitio web tiene que pegar en él la llave y los datos que aquí se copian. Lo técnico está en el portal de desarrolladores de Pitflo.
• No lo confundas con la página de agendado que Pitflo publica por ti: esa se enciende en la configuración de la agenda y se explica en Encender tu página de agendado en línea.

Pasos#

1. En el menú de la empresa, entra a Integraciones y busca la tarjeta «Sitio DSS (citas)».
2. Si dice «Sin llave», pulsa «Emitir». Antes de enseñártela, Pitflo te pide confirmar que eres tú en «Confirma que eres tú». Después la llave se ve una sola vez: «Cópiala ahora: no se puede volver a ver». Guárdala donde guardes tus contraseñas.
3. Copia también la URL base que se lee en la tarjeta y, en «ID de cada sucursal para el sitio», el identificador de cada una con «Copiar ID»: es lo que le dice al sitio a qué sucursal mandar cada cita.
4. Entrégale a quien administra tu sitio las tres cosas: la llave, la URL base y el ID de cada sucursal.
5. Comprueba que enganchó: cuando el sitio mande su primera petición, la tarjeta pasa a «Activa» y empieza a decir «Último uso …». Esa línea es tu señal de que el sitio sigue vivo.
6. Abre Citas: las citas del sitio ya están ahí, en su día y su hora.

Resultado#

Cada cita del sitio entra como «Prospecto» —con el nombre, el teléfono, el correo y el vehículo que el visitante capturó, en texto libre— con el motivo «Cita agendada en línea» y la duración que el sitio haya mandado. El cliente recibe el mismo aviso de cita que cualquier otro, con su enlace para confirmar, y a ti te llega el aviso a la campana. En el historial de la cita, el actor dice «Sitio DSS»: siempre puedes distinguir lo que entró por el sitio de lo que capturó el mostrador.

De ahí en adelante es una cita normal: se confirma, se reprograma, se cancela y se convierte en orden. Al convertirla, como es un prospecto, Pitflo te pide crear su ficha o ligarla a un cliente que ya tengas.

Preguntas frecuentes#

Mi sitio no ofrece una hora que yo sí tengo libre. «Ocupado», para el sitio, no quiere decir «ya hay una cita»: quiere decir que a esa hora ya no cabe otro trabajo con los técnicos que tienes, que el día está sobrecargado o que la sucursal está cerrada. Es tu propia capacidad la que contesta. Si quieres que ofrezca más, revisa tu jornada, tus festivos y tu turno por técnico.

Perdí la llave. No se puede volver a ver. Pulsa «Rotar»: nace una llave nueva y la anterior muere en ese instante, así que hay que pegar la nueva en el sitio de inmediato.

Quiero que el sitio deje de mandar citas. Pulsa «Revocar». Pitflo te avisa qué implica: «El receptor responde 401 a toda petición hasta que se emita otra llave». Las citas que ya entraron se quedan como están.

¿La misma cita puede entrar dos veces? No, si tu sitio manda su identificador: el repetido se rechaza. Un reintento del sitio no te duplica la cita.

¿Queda rastro de quién tocó la llave? Sí: emitirla, rotarla y revocarla quedan en la bitácora de la empresa. Además, emitirla y rotarla se avisan por correo a quienes administran. La llave en sí nunca se escribe en la bitácora ni en el correo.

Tengo varias sucursales, ¿cómo sabe a cuál mandar? Por el ID que copiaste en el paso 3. Cada sucursal tiene el suyo, y una llave sirve para toda la empresa.