Qué ve y qué puede hacer cada persona

Al terminar sabes leer el acceso de cualquier persona de tu equipo —su rol dice qué puede hacer y su alcance dice dónde— y ajustar hasta dónde llega.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Gestionar usuarios y sus accesos». De fábrica lo tiene el Administrador.
• La pantalla Usuarios está disponible desde el plan En marcha.
• Rol y alcance se cambian por separado. El rol reparte facultades: cobrar, cotizar, ver importes. El alcance reparte lugares: toda la empresa o ciertas sucursales.
• Tu propio acceso no lo cambias tú: lo cambia otra persona con este permiso.

Pasos#

1. En el menú, bajo Personas y cuenta, abre «Usuarios». Con varias sucursales, elige primero tu empresa en el selector de arriba del menú.
2. Mira la columna «Rol»: dice qué puede hacer cada persona. Con dos o más sucursales, o si tu empresa tiene red, aparece también la columna «Sucursales», que dice dónde entra: «Toda la empresa» o los nombres de sus sucursales.
3. Pulsa «Abrir» en la fila de una persona. En «Acceso y permisos» ves las dos cosas juntas: su «Rol» y su «Alcance». Cuando la lista trae la columna «Sucursales», ese renglón se llama igual.
4. Para cambiar hasta dónde llega, pulsa «Cambiar» en ese renglón. Se abre «Alcance de …» con el nombre de la persona.
5. Elige «Toda la empresa» o «Sucursales asignadas». Con la segunda, si hay varias sucursales, marca a cuáles entra.
6. Si tu empresa tiene red y tú entras a ella, contesta también «¿También la red?». Ahí la primera pregunta se titula «En la empresa» y suma «Ninguna», para quien solo entra a la red.
7. Pulsa «Guardar alcance».

Resultado#

Ves el aviso «Alcance actualizado.» y la ficha muestra el alcance nuevo. Tres ideas para repartir accesos sin sorpresas:

• Cambiar el rol no cambia las sucursales. Asciende a alguien y seguirá entrando a las mismas.
• Dar otra sucursal no cambia las facultades. Un gerente manda igual en dos talleres, sin duplicar nada.
• «Toda la empresa» incluye sola las sucursales que abras después.

Lo que queda fuera del alcance de alguien no se le muestra: para esa persona es como si no existiera.

Preguntas frecuentes#

¿Qué abre «Toda la empresa» que «Sucursales asignadas» no? Es el único alcance que abre la configuración y la ficha fiscal de cada sucursal, las sucursales de la empresa, las integraciones, la facturación, los vínculos de red y los usuarios de toda la empresa. Con «Sucursales asignadas», en Usuarios la persona solo ve a la gente de sus sucursales.

Hice Administrador a alguien y sigue sin entrar a la otra sucursal. Es lo esperado: el rol dice qué puede hacer, no dónde. Cámbiale el alcance con los pasos 4 a 7.

No me aparece «Toda la empresa» entre las opciones. Solo la puede dar quien ya la tiene. Pídeselo a alguien de tu equipo con alcance de toda la empresa.

¿Dónde veo qué permite cada rol? En Personas y cuenta › «Roles y permisos», abre un rol y recorre su «Matriz de permisos». Está en Los roles de fábrica y qué puede hacer cada uno. Para cambiárselo a alguien: Cambiar el rol de una persona.