Ver la caja, los gastos y la cobranza de tus sucursales

Al terminar sabrás, sin entrar taller por taller, cuánto entró y si cuadró, cuánto salió, quién te debe y cuánto vas a pagar de comisiones este periodo.

Antes de empezar#

• Tener varias sucursales es del plan Empresarial. Esta pantalla aparece solo cuando alcanzas dos o más sucursales: con una, ni la entrada existe.
• Cada pestaña pide el permiso de su pantalla: «Caja» necesita «Ver turnos, cobros y movimientos de caja»; «Gastos», «Ver gastos y sus pagos»; «Cobranza», «Ver la cartera de cuentas por cobrar»; «Comisiones», «Ver cortes, previa del periodo y costeo de mano de obra por orden». Verás solo las pestañas cuyo permiso tengas —si tienes uno, entras y ves una— y ninguna de las otras se insinúa.
• Se ven las sucursales que alcanzas. Si tu acceso llega a tres de cinco, la pantalla suma esas tres y no dice nada de las otras dos.
• Es una pantalla para mirar: aquí no se abre un turno, no se registra un gasto ni se cobra. De cada renglón se entra a la sucursal donde eso pasó.

Pasos#

1. En el menú, dentro del grupo Control, entra a «Finanzas de la empresa».
2. Arriba hay cuatro pestañas: «Caja», «Gastos», «Cobranza» y «Comisiones», y al lado el «Periodo». El periodo se queda puesto al cambiar de pestaña, y viaja en la dirección: si compartes el enlace, quien lo abra verá lo mismo.
3. En «Caja» lee las cuatro cifras de arriba: «Cobrado en el periodo», «Faltante de arqueo», «Turnos sin cerrar» y «Hallazgos abiertos». Debajo, «Por sucursal», «Cobrado por forma de pago» y «Cortes que no cuadraron», con el motivo que escribió quien cerró.
   • El faltante y el sobrante van por separado, nunca restados uno del otro: un día con un faltante de $300 en un taller y un sobrante de $300 en otro no es un día que cuadró.
   • «Turnos sin cerrar» enseña las cajas abiertas hoy, hayan abierto cuando hayan abierto. No se acotan al periodo a propósito: un turno abierto desde hace tres semanas es justo lo que esta pantalla existe para enseñar.
4. Pulsa «Gastos». Arriba, «Gasto del periodo» —el que resta tu estado de resultados, ya sin IVA—, el «IVA acreditable», el «Gasto recurrente» y el «Gasto de la empresa», que es el que no es de ninguna sucursal.
5. Debajo están «Por sucursal», «Por categoría» y «Proveedores con más gasto». El gasto sin proveedor no se esconde: aparece como «Sin proveedor», para que el total de la lista cuadre con el de arriba.
6. Al final de la pestaña está «Contra el presupuesto». Aparece solo si el periodo elegido es un mes de calendario: el presupuesto se captura por mes, y comparar «del 3 al 19» contra la celda de septiembre daría una desviación falsa. Elige «Este mes» o «Mes pasado» para verlo.
7. Pulsa «Cobranza». Esta pestaña no lleva periodo: la antigüedad se mide contra hoy, igual que en la sucursal, y así lo dice la franja. Verás «Te deben», «Vencido a más de 90 días», «Corriente» y «Comprometido con flotillas», y después «Por sucursal» con sus cuatro cubetas.
8. Baja a «Quién debe más en todo el grupo». Aquí el cliente es uno solo: si el mismo cliente te debe en tres talleres, es un renglón con su deuda sumada, y debajo se dice en qué sucursales y cuánto en cada una. Es la pregunta que ninguna pantalla de sucursal puede contestar.
9. Pulsa «Comisiones». Arriba, la «Previa liquidable» del periodo, lo «Ya sellado», los «Renglones sin esquema» y la «Venta sin asesor». Debajo, «Por sucursal», «Por persona», «Por esquema» y los cortes sellados del periodo.
   • En «Por persona» cada quien es un renglón aunque cobre en dos talleres: se paga a la persona, no a la sucursal.
10. En cualquiera de las cuatro, pulsa «Exportar» para bajar lo que estás viendo a Excel, con una hoja por bloque y el periodo escrito en cada hoja.

Resultado#

Tienes el dinero del grupo en una pantalla: lo que entró y si cuadró, lo que salió y en qué, lo que te deben y desde cuándo, y lo que vas a pagar de comisiones. Y desde cada renglón entras al taller donde pasó.

Preguntas frecuentes#

Solo veo una pestaña. Cada pestaña pide el permiso de su pantalla y ves solo las tuyas. Pide a un administrador el permiso que te falte; no hay un permiso que abra las cuatro.

No veo «Finanzas de la empresa» en el menú. Aparece solo si alcanzas dos o más sucursales. Con una, la sucursal es la empresa: mira sus números en «Caja del día», «Gastos», «Cuentas por cobrar» y «Comisiones» de tu taller.

¿Por qué «Cobranza» no tiene selector de periodo? Porque un aging no es un corte de un mes: dice cuánto te deben hoy y desde cuándo. Ofrecer un periodo prometería un corte que el reporte no hace.

El faltante de una sucursal no aparece en «Hallazgos abiertos». Son dos cosas distintas. «Cortes que no cuadraron» son los arqueos con diferencia, los reporte quien los reporte. «Hallazgos abiertos» son los que levantó la revisión nocturna cuando las cuentas del sistema no cuadran entre sí, y siguen ahí hasta que alguien los resuelve.

¿Puedo cerrar un turno o pagar un gasto desde aquí? No. Esta pantalla mira; el dinero se mueve en su sucursal. Pulsa «Abrir esta sucursal» en el renglón y aterrizas en la pantalla de ese taller.

¿Los gastos de la oficina se reparten entre mis sucursales? No. El gasto de la empresa —el que no es de ninguna sucursal— se marca y se suma al total del grupo, pero no se prorratea: repartirlo inventaría un número que nadie autorizó.

¿La previa de comisiones es lo que voy a pagar? Es lo que se pagaría hoy con la venta de hoy: se calcula cada vez que abres la pantalla y cambia si cambia la venta. Lo que se paga es el corte sellado de cada sucursal, que se hace en su taller.

¿Por qué la eficiencia de una persona no es el promedio de sus dos sucursales? Porque se vuelven a sumar las horas y se divide una vez. Promediar dos porcentajes le daría a la semana de un taller el mismo peso que a los dos meses del otro.